Use para marcar conversas e briefings com a disponibilidade da produtora.
Acesso necessário: agenda.ver; agenda.editar para configurar; app Reuniões instalado e liberado no plano.
Compartilhar horários
- Abra Agenda de reuniões e escolha seu link público, anfitrião, dias, horários e durações disponíveis (15, 30, 45 minutos ou 1 hora).
- Selecione anfitrião e participantes da equipe. A disponibilidade usa os compromissos internos e as agendas pessoais que essas pessoas selecionaram em Minha agenda. A opção Automático · participantes e produtora publica nos destinos institucionais e nos calendários pessoais autorizados; uma escolha manual mantém um destino institucional específico. Para o local presencial, reutilize o endereço da produtora ou um local salvo; Adicionar novo local guarda o endereço para as próximas agendas. Selecione a sala online: seu link (inclusive Zoom), Google Meet ou Microsoft Teams automático. Para gerar salas, mantenha uma agenda de publicação compatível conectada e autorizada. Para projetos, selecione o projeto; oportunidades existentes podem ser vinculadas.
- Em Formulário do agendamento, adicione ou remova perguntas de cada agenda, escolha texto curto, texto longo, número, lista de opções ou confirmação e marque as respostas obrigatórias. Nome e e-mail continuam identificando o participante para a confirmação. Perguntas ocultas deixam de ser pedidas. As respostas recebidas aparecem em Respostas do agendamento no card da reunião, somente para a equipe autorizada, e continuam no histórico mesmo após editar as perguntas ou remarcar. Copie o link público. O convidado escolhe duração, data, horário e modalidade e confirma com nome, e-mail e as perguntas configuradas. A confirmação oferece Google Calendar, Outlook, Microsoft 365 e Apple Calendar/ICS. A confirmação inicia a publicação automaticamente e coloca o e-mail do visitante na fila da Filmup, com data, horários de Brasília, duração, local/sala e um link privado para consultar a reunião. O anfitrião ativo também recebe os detalhes por e-mail, com acesso ao painel autenticado. O cancelamento avisa ambos; não há cópia adicional se o anfitrião usar o mesmo e-mail do visitante. Reconectar o calendário não envia avisos retrospectivos. O envio exige SMTP ou Brevo habilitado na instalação; tentativas de sincronização não duplicam confirmações. Google e Microsoft convidam o visitante pelo e-mail informado. Salas automáticas aparecem quando o provedor retorna o link; Verificar link apenas consulta esse resultado.
Conectar à agenda da produtora
- Em Integrações → Agenda de reuniões, confira os calendários de leitura e de publicação. Inicialmente são os mesmos de Contas e destinos.
- Os compromissos das agendas selecionadas bloqueiam horários. A Filmup confere o anfitrião e os participantes selecionados, incluindo conflitos com reuniões e produções. Pessoas sem agenda pessoal conectada continuam com os compromissos internos conferidos; seus horários externos precisam de confirmação com a equipe. Em Agenda, use Reuniões comerciais e de projetos para fechar uma data, um período ou um horário semanal.
- No botão Personalização do evento, defina título e descrição com os campos desejados, como cliente, projeto, anfitrião, duração e local. A prévia mostra como serão enviados ao calendário. A sincronização publica a reunião no calendário configurado e cria a atividade no Comercial e no projeto vinculado. O painel apresenta cards com participante, data, horário, duração, acesso à sala ou endereço presencial. Filtre por ano, mês e situação (Agendadas, Canceladas ou Todas) e busque por nome, e-mail ou reunião. Publicação pendente significa que o evento ainda não foi concluído no calendário; use Sincronizar agora para tentar novamente e confira Agendas conectadas se houver falha. Cancelar mantém a reunião no histórico de Canceladas, libera o horário, atualiza a confirmação privada e enfileira um e-mail de cancelamento pela Filmup. A sincronização cancela o convite do Google/Microsoft com aviso aos convidados e remove o evento da agenda Apple conectada. Eventos adicionados manualmente por arquivo ICS ou botão de calendário são cópias independentes; o participante deve removê-los ao receber o aviso. Confira o estado da retirada no card e use Sincronizar agora se necessário.
Reservar preparação e deslocamento
- Na disponibilidade da agenda, informe Preparação antes (min) e Deslocamento depois (min), de zero a 240 minutos cada. Esses intervalos também precisam estar livres para toda a equipe participante; a preparação deve caber no expediente.
- O compromisso mantém sua duração de reunião. Os intervalos adicionais reservam a disponibilidade ao redor dele. Confira os valores no card antes de combinar outros trabalhos com a equipe.
- Ao remarcar um compromisso, a Filmup confere as margens da agenda no novo horário. Se não houver disponibilidade, o agendamento anterior permanece.
Remarcar e acompanhar a publicação
- Em uma reunião futura, abra Remarcar compromisso. Informe nova data, horário e motivo; clique em Conferir alteração e compare Antes e Depois. Confirmar remarcação confere a disponibilidade novamente e mantém a mesma reunião e duração.
- O motivo e os horários anteriores ficam no Histórico de remarcações. Combine a alteração com o convidado; o calendário conectado pode avisá-lo ao atualizar o evento.
- Abra Publicação no calendário para conferir cada destino, o resultado, a última tentativa, o motivo da falha e a próxima tentativa quando disponível. Depois de corrigir a conexão, use Retomar publicação deste compromisso para repetir somente essa reunião. O resultado da publicação é separado da confirmação do horário.